La version 1.4 de MonButin est disponible depuis quelques heures pour tous.

La mise à jour n'est pas riche en nouvelles fonctionnalités directement utilisables. Presque tout se passe en coulisses ! La suite vendra avec les futures versions.

Conversion dans 178 devises

178. Au maximum. C'est le nombre de devises disponibles pour effectuer des conversions les plus précises possible. Au taux du jour. D'aujourd'hui, d'hier, de l'année dernière. D'il y a 10 ans, aussi.

MonButin est capable de convertir vos recettes et dépenses depuis une devise différente vers la devise de votre compte bancaire. Utile pour renseigner rapidement la dépense de votre dernier achat à Londres ou de votre billet de train à Tokyo !

Vous avez le choix sur 4 sources de données sont disponibles.

2 sources officielles :

• taux quotidien euro de la Banque Centrale (33 devises) ;
• taux mensuel de la livre sterling du HMRC (148 devises).

2 sources  en provenance des marchés :

• le taux de change quotidien euro vers 162 devises;
• le taux de change quotidien dollar US vers 177 devises.

Choisissez votre source préférée dans votre espace de configuration et ne vous en préoccupez plus ensuite. Vous aurez l'assurance d'avoir des taux fiables et constants.

Avec ou sans la TVA

La TVA est maintenant désactivée par défaut. Logique, la majorité des petites structures fonctionne en franchise de TVA.

La réactivation de la prise en change de la TVA se fait maintenant en activant l'option dans le panneau de configuration de votre compte.

Terminé le besoin de devoir fournir le montant hors taxes pour chaque recette et dépense. Ouf !

Export de la comptabilité amélioré

L'export de la comptabilité au format Excel a été complètement revu. Pour le plus grand plaisir de votre comptable ou de votre AGA.

L'export se fait maintenant par devise, et reprend l'ensemble des transactions réalisées durant l'année choisie. Chaque opération est ventilée aussi bien en recette qu'en dépense, avec le mouvement bancaire correspondant. Cette fois tout est sur la même page : banque, recette et dépense. Terminé l'export sur deux fichiers séparés.

Vous avez toujours la vérification de la cohérence des montants (vérifier que le montant banque est bien identique à la somme des montants ventilés) et un récapitulatif annuel de l'ensemble des données. Pratique pour s'assurer que tout est bien là !

Et chaque export peut contenir jusqu'à 3 comptes bancaires par devise.

Résumé des mouvements du mois

La page d'accès rapide externe a été améliorée. En plus de la prise en compte de la désactivation de la TVA et du nouvel export de la comptabilité de l'année, un résumé des mouvements du mois a été ajouté.

Pour chaque devise sont maintenant indiqués le total des recettes et le total des dépenses du mois.

Cap sur les API, Zapier et Dropbox.

API

MonButin disposait déjà d'une API accessible en utilisant la session ouverte par le navigateur.

Mais ce fonctionnement reste spécifique. Il est important d'avoir un moyen plus commun d'accéder aux API.  

C'est pour cette raison qu'il est maintenant possible d'y accéder également avec un jeton unique («token») qui doit être généré depuis le panneau de configuration de votre compte.

Ce fonctionnement permet de débloquer le second point de la liste : Zapier.

Zapier

Ne vous cassez pas la tête à intégrer l'API de MonButin dans vos projets. Utilisez directement Zapier, leader incontestable de l'automatisation sans avoir à écrire la moindre ligne de code !

Pour le moment, seule la lecture des données des éléments les plus importants de MonButin est disponible. La création et modification d'éléments existants arrivera ensuite, petit à petit.

Il était essentiel d'au moins avoir la possibilité d'envoyer des fichiers vers le collecteur de MonButin.

C'est chose faite !

Faites des associations sans limites !

• Scannable (Evernote) vers MonButin,
• Dropbox vers MonButin
• n'importe quelle autre application «scanner» disposant d'une intégration Zapier ! N'oubliez plus jamais de joindre vos justificatifs.

Ne perdez plus de temps à renseigner la date de chaque document. Tout est automatisé !

Zapier sera à partir de maintenant un élément essentiel de MonButin et sera mis à l'honneur. Toutes les possibilités de l'API MonButin n'ont pas encore été écrites pour Zapier.

C'est pourquoi, si une fonction indispensable à votre workflow est absente de Zapier mais existe sur l'API, n’hésitez pas à le mentionner par courriel. Elle sera ajoutée au plus vite. Et pour la version actuellement en production, pour aller encore plus vite !

Dropbox

Dernière intégration d'importance : Dropbox.

Leader incontesté dans le domaine du stockage cloud, Dropbox est maintenant un outil indispensable pour le partage et la conservation de documents. Dropbox est utilisé au quotidien par de nombreux professionnels.

Rien d'inédit qui ne puisse être fait avec Zapier ici.

Mais cette fois, c'est sans avoir à configurer quoi que ce soit !

Et sans consommer de précieux crédits Zapier.

Vous allez pouvoir envoyer directement les fichiers de votre dossier Dropbox dans le collecteur de fichiers de votre compte MonButin en toute transparence.

Bien entendu, c'est parfaitement sécurisé : seuls les fichiers du dossier dédié à MonButin seront accessibles. Dropbox ne permet pas aux applications d'accéder aux autres dossiers. Sauf cas particuliers. Donc, n'ayez pas de craintes, vos autres fichiers sont à l'abri.

Petit bonus : saviez-vous que l'application Dropbox permet depuis quelques mois de scanner vos documents et de les enregistrer dans un dossier ? Et permet même de faire de la reconnaissance de caractères (OCR) ?

Essayez ! C'est si simple et rapide que vous n'oublierez plus jamais d'enregistrer vos justificatifs à partir d'aujourd'hui.

Bien entendu, que ce soient Zapier ou Dropbox, tous les fichiers envoyés vers le collecteur de MonButin sont systématiquement chiffrés et horodatés.

Excellentes fêtes à tous et à très bientôt,

La mise à jour 1.2 vient d'être déployée et met cette fois à l'honneur la gestion des fichiers.

Pour résumer les nouvelles fonctionnalités :

• chiffrage
• horodatage
• prise d'empreinte numérique
• et le nouveau gestionnaire de fichiers

Nouveau gestionnaire de fichiers

Le collecteur de fichier vous permet de centraliser vos justificatifs  au sein d'une même page en attendant de les assigner à une recette ou  une dépense.

Vous avez la possibilité de saisir des informations  liées à chaque justificatif (date, montant, devise) qui seront ensuite  reprise sur la page de recette/dépense à laquelle ils seront rattachés.

Sélectionnez un ou plusieurs documents et créez une nouvelle recette / dépense directement depuis cette page. Pour en sélectionner plusieurs, il faut activer ce mode par un clic sur l'icône «+» située à gauche du détail du fichier sélectionné.

Pour le montant, pas de surprise. Vous pouvez utiliser la virgule («,») ou le point («.») comme séparateur de décimales.

La devise par défaut est l'Euro («€» ou «EUR»).

Pour changer la devise, il faut saisir le code ISO sur 3 lettres. Par exemple : «EUR», «USD», «GBP», «AUD», etc. Ça fonctionne aussi avec ces symboles : «€», «$» et «£».

La date par défaut est celle du fichier.

Pour la modifier, rien de plus simple. La date est automatiquement complétée avec le mois et/ou l'année en cours.

Par exemple :

• saisissez simplement «9» pour obtenir «9/12/2019»
• ou encore «9/04» et vous aurez «9/04/2019»
• et ça fonctionne avec n'importe quel caractère, pas seulement «/» ! «9.11», «9;11» et même «9e11» pour avoir «9/11/2019». Du moment que ce n'est pas un chiffre, la date devrait être reconnue.

Horodatage et prise d'empreintes

Les fichiers envoyés par le collecteur ont maintenant leur empreinte  numérique prise systématiquement avant d'être ensuite enregistrée sur la  blockchain.

En cas de litige, cet enregistrement permet  d'attester et de prouver la date à laquelle le document a été transmis  et qu'il n'a pas été altéré entre temps. Cette certification ne  nécessite pas l'intervention d'un tiers de confiance (fonctionnement  «trustless» à la base du principe de la blockchain).

L'empreinte est anonyme et sécurisée.

Surtout, le fichier ne transite jamais hors de l'application.

L'information  est conservée de façon immuable sur la blockchain Bitcoin. C'est la  garantie d'une information accessible facilement à tous, vérifiable et  infalsifiable.

Il est rare mais possible que la confirmation  prenne quelques heures. Le délai reste cependant suffisamment  raisonnable pour être exploitable en cas de besoin. Ce délai reste bien  meilleur comparé à celui des solutions «physiques» actuellement  existantes.

L'heure retenue est celle de validation du bloc contenant l'empreinte du fichier.

Chiffrement

Les fichiers envoyés par le collecteur sont maintenant chiffrés avec :

• une clé différente attribuée pour chaque compte
• une partie unique et aléatoire associée à chaque fichier.

Sans regrouper ces deux parties, il est impossible de reconstituer le fichier originel !

La  clé étant unique pour chaque compte, dans le cas improbable où un autre  utilisateur ait accès à vos fichiers, ces derniers resteront  inexploitables en l'état.

En cas d'intrusion, il faudrait pouvoir  regrouper les données de chiffrement  présentes dans l'application d'une  part, et la partie unique pour chaque fichier se trouvant de la base de  données personnelle de chaque compte pour pouvoir ensuite déchiffrer  les fichiers.

Améliorations de pages existantes

Informations supplémentaires sur les détails d'une recette / dépense

Enfin, avec la gestion des méta données associées aux fichiers, il est maintenant possible de les exploiter ailleurs.

La  page de détail d'une recette / dépense affiche maintenant un résumé des  informations liées aux fichiers joints, si une date ou un montant a été  défini depuis la page «collecteur de fichiers». Retrouvez en un coup  d'œil :

• les différentes dates des justificatifs associés à l'entrée ;
• le montant total, pour chaque devise, avec le détail à côté en cas de regroupement de plusieurs fichiers.

L'aperçu des fichiers est également affiché lorsqu'il est disponible.

La page de détail d'une recette ou dépense fera l'objet d'une refonte prochainement.

Résumé des flux par devise sur la page de consultation directe

Pensée  entre autres pour être communiquée au comptable, cette page récapitule  les différentes opérations réalisées durant l'année en cours.

Sous  le solde des différents comptes bancaires est maintenant affiché le  résumé des mouvements réalisés durant le mois concerné, pour chaque  devise, afin d'aider votre comptable à traiter vos données.

Notes concernant cette mise à jour disponibles ici : https://docs.mon-butin.fr/documentation-technique/notes-de-version/version-1-2

La version 1.1 est une très grosse mise à jour de l'application et introduit un nouveau cycle d'évolutions à venir.

Mise à jour des fondations

Tout a été mis à jour, aussi bien côté serveur que côté utilisateur. La base de code datant de 2011, il était grand temps de faire un peu de ménage.

Toutes les librairies utilisées ont été mises à jour avec les dernières versions disponibles. Le vieux code a été réécrit. L'interface a été dépoussiérée.

Mine de rien, ça a été un travail titanesque de plusieurs longs mois qui a débuté en février de cette année.

Confirmation du cloisonnement des données

C'était une grosse interrogation : fallait-il garder une base de données dédiée pour chaque compte ?

D'un point de vue de la maintenance de l'application, c'est quand même bien plus compliqué à gérer.

Ce n'est pas innocent si la majorité des applications en ligne utilisent une seule et même base de données pour tout le monde. Mais regardez le nombre de failles annoncées chaque jour. Combien corrigent en vitesse (et discrètement !) des failles permettant d'avoir accès aux données privées d'autres comptes ?

C'est pour cette raison que d'un point de vue logique et de la sécurité, j'ai toujours largement préféré donner à chaque utilisateur une base de données qui lui soit dédiée et sans aucun lien avec les données des autres comptes.

1. Il n'y a pas à filtrer le contenu de l'utilisateur concerné de celui de l'ensemble des autres utilisateurs à chaque demande ;
2. En cas d'erreur de programmation, il est impossible pour l'utilisateur connecté d'accéder aux données d'un autre utilisateur. Ils ne partagent absolument pas la même base de données. Ni le même identifiant. Et chacun a un mot de passe différent également ! C'est simple : pour avoir accès aux données d'un autre utilisateur depuis l'API ou l'application en ligne, il faut obligatoirement se connecter avec son compte. Il n'y a pas d'autre alternative.
3. C'est quand même bien plus propre que chacun ait son «chez-soi» pour ses données.

Avec la mise à jour 1.1, un gros travail a été apporté au mécanisme de mise à jour. Tout a été automatisé, pour que chaque évolution future se passe au mieux et beaucoup plus simplement que par le passé. C'est l'assurance de poursuivre sur cette voie aussi longtemps que possible.

Amélioration de l'existant

Amélioration de la lisibilité des nombres

L'affichage des montants a été amélioré pour augmenter la lisibilité et mettre en avant les informations les plus importantes. Les informations mineures restent présentes, mais sont mises en retrait.

Refonte des pages

C'est anecdotique, mais les pages suivantes ont été refaites :

• État bancaire
• Historique de connexion

Gestion des devises par compte bancaire

Il est maintenant possible de définir une devise pour chaque compte bancaire. Les opérations rattachées à ce compte seront alors affichées dans cette devise.

Évolutions à venir

Si la mise à jour 1.1 a été longue à venir, il en sera différemment pour les prochaines mises à jour.

Les évolutions prévues d'ici la fin de l'année :

Version 1.2

La mise à jour 1.2 va mettre l'accent sur les fichiers. Il est prévu une refonte complète du fonctionnement du système de fichiers avec systématiquement pour l'ensemble des fichiers :

• le chiffrage, avec une clé différente pour chaque compte ; toujours dans le même esprit que pour la base de données ;
• l'horodatage et la certification de l'intégrité du fichier par une autorité entièrement décentralisée.

L'idée va être de résumer le travail à importer un fichier sur MonButin, le qualifier dans la foulée et boum ! C'est terminé.

Version 1.3

Cette fois on se concentre sur les API, avec la prise en charge des services suivants :

• Dropbox
• et surtout Zapier !

Pourquoi Zapier et Dropbox ?

La mise à jour 1.2 se concentre sur les fichiers. Maintenant que MonButin les accueille comme il se doit, il est temps de faciliter et d'automatiser leur ajout !

Avec la 1.3, on ouvre en grand les portes des applications «scanner» sur mobile. Dropbox le fait très bien par exemple, tout comme Scannable d'Evernote. Ce sont mes deux applications préférées, avec une petite préférence pour Scannable.

Ça simplifie encore plus la chaine de  travail, puisqu'il suffit alors de faire une photo du reçu et de le qualifier plus tard, tranquillement, à son rythme. Et surtout, sans risquer de l'oublier, puisque le fichier aura été collecté par MonButin.

Zapier, c'est surtout un outil formidable pour automatiser tout et n'importe quoi sans avoir à ajouter de connecteur spécifique. Il est grand temps de le traiter comme il se doit et de le mettre en avant.

On trouve de plus en plus d'applications pour la numérisation de factures et autres pièces comptables à faire avec n'importe quel smartphone.

C'est super pratique : une photo et c'est terminé, le document est archivé.

Parfois, l'application propose même l'OCR (la reconnaissance des caractères).

Avec ça, plus besoin de s'encombrer de toute la paperasse chez soi ou à son bureau.

Oui, sauf que…

Qui s'est penché sur ce que disent les textes de loi en France ?

L'article A102 B-2

Les conditions sont détaillées dans l'article A102 B-1, puis précisé dans l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales.

I. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

La grande majorité des applications «scanner» effectuent un traitement sur la photo. En général, la photo est recadrée et un filtre est appliqué pour faire ressortir le texte.

Est-ce qu'il faut alors obligatoirement utiliser un scanner matériel, sous peine de n'avoir ni la qualité ni la fidélité réclamés dans les textes ?

Second point, la compression du fichier. Votre photo sera très certainement intégrée au PDF dans le format d'image JPEG. Et c'est un format qui perd beaucoup d'information et peut détériorer fortement votre image. Pour du texte, ce n'est pas très grave, mais on peut quand même s'interroger sur la question de «s'opérer sans perte».

Quand c'est possible, préférez enregistrer vos documents au format PNG.

Le format PDF/A

Je passe la seconde partie qui traite de la conservation des documents. La troisième et dernière traite du seul format de fichier accepté : le PDF.

III. – Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données [...]

Ça commence bien : la norme s'écrit PDF/A. Donc PDF/A-3 pour la version citée (il y a eu PDF/A-1, PDF/A-2, et PDF/A-4 à venir).

PDF/A défini simplement les règles à respecter pour l'interopérabilité entre tous les logiciels. Le numéro derrière indique quelle est la version.

Il est très probable que votre outil de création de fichiers PDF soit déjà compatible.

Ce qui est vraiment curieux est de préciser d'abord le format générique, puis ensuite une version très précise de la norme. C'est comme dire « Vous utilisez soit de la peinture, soit de la gouache rouge ».

Le format PDF est de toutes façons réputé pour sa compatibilité et la fidélité de restitution. Sauf quand on s'amuse à intégrer des formulaires ou que la conversion est faite n'importe comment.

En général, il n'y a pas de problème, surtout pour des images comme c'est le cas ici. Les seuls problèmes que j'ai pu avoir avec, ça a été avec les fichiers de l'administration. Et il y a bien longtemps !

Le certificat numérique

Dernière partie obligatoire : s'assurer que le document consulté soit bien identique à celui créé initialement.

Le document devra alors respecter les conditions suivantes :

1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

2° D'une empreinte numérique ;

3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Ce n'est pas parfaitement clair, et je pensais au début qu'il fallait respecter l'ensemble des points 1, 2, 3 et 4. Mais, à la relecture du 4e point, il me semble que remplir une seule de ces conditions est nécessaire.

C'est très technique et plutôt révélateur de l'état d'esprit du pays des normes, des règles et des certifications. « Faites confiance, mais surveillez ». Surveillez tout court, en fait.

L'important est de s'assurer de trois choses en fait :

1. Que l'historique complet de la vie du document soit disponible, en cas de modification par exemple ;
2. Avoir une preuve que le document n'a pas été modifié ;
3. Pouvoir dater, de façon fiable, le document.

Et là, il y a fort à parier que de nombreuses applications «scanner» ne soient pas du tout adaptées.

Enregistrer simplement sur le cloud ne garantie pas et ne rend pas vérifiable :

• que la date indiquée est fiable (pour peu qu'elle soit indiquée) ;
• que le document que je consulte soit exactement identique à celui que j'ai envoyé.

Gardez tout, c'est plus sûr

À mon sens, vous feriez bien de conserver les documents papier quand c'est possible. Ça prend de la place, et en fonction du type de document, il faut les garder entre 6 et 10 ans.

La numérisation vous assure une sécurité contre les risques de tout perdre en cas d'incendie ou après un dégât des eaux.

Gardez le côté pratique de la numérisation pour le quotidien : exploiter les données, les retrouver facilement, l'archivage, la transmission à vos collaborateurs et votre comptable.

Mais ne jetez pas vos feuilles à la poubelle.

Quand on sait que les contrôles sont menés à charge en France, se débarasser des documents originaux est, je pense, risqué.